Mit einer Prozessanalyse kann man die Schwachstellen im Unternehmen und in den einzelnen Prozessen analysieren. Dadurch kann man Verbesserungspotenziale ausmachen und an den Problemen arbeiten. Prozesse sind die Abläufe innerhalb einer Abteilung oder ein Ablauf im gesamten Unternehmen. Die Mitarbeiter haben zu den eigenen Arbeitsabläufen eine enge Beziehung, jedoch haben sie gar keine Verbindung zu anderen ablaufen im Unternehmen. Dabei kommt die Prozessanalyse ins Spiel. Dafür muss man alle Prozesse im Unternehmen und den einzelnen Abteilungen benennen. Dadurch kann man diese besser vergleichen. Durch das Vergleichen erhält man einen genauen Blick in die personelle Leistung. Dabei sieht man z.B die Arbeitszeiten Aufwände und Erträge der Abteilungen. Durch die Analyse der Abteilungen erhält man ein Gesamtbild über die Schwächen und Stärken des Unternehmens.
Durch die Prozessanalyse werden alle Prozesse des Unternehmens sichtbar und transparent bewertbar. Oftmals werden versteckte oder eingefahrene Prozesse gerne übersehen. Eine erfolgreiche Prozessanalyse kann erst dann stattfinden, wenn man sämtliche Abläufe im Unternehmen erkennt und bewertet.
Eine Prozessanalyse in 4 Stufen
Identifikation
Aufnahme
Darstellung
Bewertung
Um Optimierungen zu erkenn und neue Ziele zu definieren, muss man alle Prozesse einheitlich und komplett dokumentieren. Es empfiehlt sich, feste Prozessziele zu formulieren z.B wo ist Personal erforderlich? Wo sind die meisten Kosten? Durch das festgelegte Vorgehen steigert man die Effizienz der Verfahren und erreicht so schneller das Ziel.
4 Vorgehen einer Prozessanalyse
Es gibt vier verschiedene Vorgehen einer erfolgreichen Prozessanalyse.
1 Interview
Das Interview ist sehr zeitaufwendig und wenig effektiv, jedoch kann man sich direkt mit den Mitarterinnen und Mitarbeitern austauschen und diese befragen.
2 Workshops
Durch die Workshops kann man das Anliegen direkt an eine größere Gruppe bringen. Dabei kann man direkt beobachten, ob das Anliegen von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verstanden wird.
3 Fragebögen
Die Erstellung aus Auswertung von Fragebögen kann viel Zeit kosten. Dabei hat es den Vorteil, das besonders schnell alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitmachen können und man ein klares Feedback erhält
4 Arbeitsplatzanalyse
Bei der Artbeitsplatzanalyse werden oft externe Berater zur Hilfe gezogen. Diese verschaffen sich einen vollen Überblick über das ganze Unternehmen und bieten einige Informationen. Dabei nimmt es jedoch viel Zeit in Anspruch.
Machen Sie sich zuerst ein Bild von allen entscheidenden Prozessen in Ihrem Vertrieb und analysieren Sie diese dann nach Wichtigkeit. Das Ergebnis kann Ihnen helfen, Ihren Erfolg zu steigern und unnötige Kosten einzusparen.